Um dos principais vilões da produtividade nas organizações, o retrabalho (ou refação) ocorre quando a entrega deixa a desejar nos parâmetros de eficiência e não consegue atender as expectativas da empresa ou do cliente, o que significa que precisará ser recriada, muitas vezes precisando reiniciar do ponto zero.

Os motivos que ocasionam o retrabalho são os mais variados possíveis e dizem respeito a diversas áreas, envolvendo, geralmente, fatores técnicos (erros de medidas, dimensões e pesos) ou subjetivos (valores que a atividade deveria representar, preferências, etc.).

Se o retrabalho é frequente em alguma área da produção, temos um indicativo de que algo na operação não está acontecendo como deveria, ou que a expectativa gerada deixa de estar em consonância com a capacidade de entrega, algo que pode envolver inúmeros fatores.

O certo é que o retrabalho acaba gerando uma série de prejuízos para a gestão de custos. Compreender as razões referentes aos feedbacks e contabilizar as horas empreendidas pela equipe para a realização das atividades são iniciativas importantes para saber se a conta está, de fato, fechando.

Ao mesmo tempo, esse tipo de entendimento em relação aos processos permite identificar se o retrabalho se dá por conta de falhas operacionais da empresa, por alguma alteração de cenário ou, ainda, devido a erros que o próprio cliente está cometendo.

 

Retrabalho e a relação com o cliente

Logicamente, o retrabalho impacta no relacionamento com o cliente. Por isso, mostrar a ele as oportunidades e os desafios que os envolvem tem grande relevância. Analisar o processo operacional sob a ótica de quem contrata o seu serviço e do entendimento de tempo da equipe também são necessidades fundamentais a fim de evitar as refações.

 

Principais causas do retrabalho

De acordo com o trabalho acadêmico “Redução do retrabalho na implantação de sistemas de gestão empresarial”, dissertação de mestrado defendida em 2019 por Michele de Souza durante o Programa de Pós-graduação em Engenharia de Produção e Sistemas da Universidade do Vale do Rio dos Sinos, os indutores de retrabalho em projetos de implantação de sistemas de gestão empresarial, incluem:

 

• Excessivo empoderamento do setor comercial;
• Deficiente capacitação dos profissionais da desenvolvedora e a desconexão das especificações do projeto com as demandas do cliente;
• Resistência dos gestores do cliente;
• Insegurança pessoal dos colaboradores do cliente;
• Reatividade dos colaboradores do cliente;
• Distanciamento dos profissionais;
• Conflitos internos;
• Capacitação deficiente;
• Planejamento inapropriado de implantação.

 

Retrabalho gera frustração na equipe

É válido observar que o retrabalho ocorre, muitas vezes, porque a orientação sobre o que deveria ser feito deixou de ser comunicada adequadamente, o que acaba acarretando inúmeros prejuízos emocionais aos funcionários, os quais muitas vezes se questionam em relação à própria competência profissional.

Além disso, tem toda a questão do esforço que precisará ser novamente aplicado para a realização da tarefa que voltou, o que pode significar muitas horas, dias e até semanas de empenho. Briefings completos e reuniões de alinhamento são algumas das ferramentas empregadas para evitar que isso aconteça.

 

Como evitar o retrabalho?

A boa notícia é que tanto reduzir como eliminar o retrabalho são possibilidades plenamente viáveis. Confira as nossas dicas:

 

1. Automatize os processos operacionais repetitivos;
2. Melhore a comunicação com a sua equipe;
3. Determine um planejamento, estabeleça um cronograma e se esforce para cumpri-lo;
4. Identifique e otimize processos ineficientes;
5. Escolha um líder para cada processo;
6. Procure entender cada processo do início ao término.

 

RTSys tem soluções para combater o retrabalho

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